Dokumentacja medyczna przez swój specyficzny charakter zawiera wiele informacji wrażliwych o pacjentach (przebieg chorób, leczenia i wypadków), ale jest często także podstawą do pobierania renty, odszkodowań lub stwierdzenia niezdolności do pracy. Z tego względu wymaga szczególnej ostrożności na każdym etapie przetwarzania, a zwłaszcza podczas jej utylizacji. Nieprawidłowe zniszczenie lub pominięcie tego etapu przy zakończeniu przechowywania dokumentacji medycznej może skutkować ujawnieniem wielu informacji o pacjentach, ich danych osobowych, numerów ubezpieczeń itp. Kradzież tożsamości pacjentów może w dalszym postępowaniu skutkować dotkliwymi karami dla placówki, która nie dopilnowała swoich obowiązków w tym względzie.
Terminy przechowywania dokumentacji medycznej
Aby prawidłowo niszczyć dokumentację medyczną, najpierw musisz wiedzieć, jakie terminy jej przechowywania Cię obowiązują. Przedwczesne zniszczenie dokumentacji medycznej może skutkować dotkliwymi karami, a nawet więzieniem. Obowiązkiem archiwizacji, przechowywania oraz udostępnienia dokumentacji medycznej objęta jest określona placówka medyczna z jej kierownikiem na czele. Wszelkie regulacje w tej sprawie zawarte są przede wszystkim w dwóch dokumentach: Ustawie z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 roku w sprawie rodzaju, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. Te dwa akty definiują, co powinna zawierać dokumentacja medyczna oraz ściśle określają terminy karencji poszczególnych typów dokumentów. W najogólniejszym rozumieniu dokumentację medyczną należy przechowywać i archiwizować przez okres 20 lat, jednakże istnieje kilka wyjątków od tej zasady:
- dokumentacja na temat przypadku zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia lub uszkodzenia ciała przechowywana jest przez 30 lat;
- dokumentacja medyczna umożliwiająca śledzenie losów krwi przetrzymywana jest przez 30 lat od ostatniego wpisu;
- dokumentacja sporządzana dla dzieci (w wieku do dwóch lat), przechowywana jest przez okres 22 lat;
- zdjęcia rentgenowskie archiwizuje się przez okres lat 10 lat;
- skierowania i zalecenia lekarskie przechowywane są przez 5 lat (od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono danego świadczenia zdrowotnego) lub 2 lata (od końca roku kalendarzowego w przypadku niezrealizowanych skierowań).
Dokumentacja medyczna a RODO
25 maja 2018 roku weszło w życie rozporządzenie dotyczące przetwarzania danych osobowych, do których bez cienia wątpliwości należą również treści dokumentacji medycznej. Czy zatem RODO w jakiś sposób zmienia postanowienia prawa krajowego w stosunku do dokumentacji medycznej? Otóż nie – w tej materii postanowienia prawa krajowego mają pierwszeństwo. RODO wskazuje jedynie, że dokumentacja tego typu powinna być przechowywana przez okres możliwie najkrótszy, do celów realizacji. W praktyce oznacza to, że po upływie terminów przechowywania wynikających z Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta dokumentację należy niezwłocznie zniszczyć.
Niszczenie dokumentacji medycznej
Placówki służby zdrowia wytwarzają i przechowują niezliczone ilości dokumentacji. Aby niszczenie następowało w sposób sprawny, bardzo ważnym elementem jest odpowiednia i uporządkowana archiwizacja dokumentacji medycznej. Po upływie terminów przechowywania dokumenty medyczne, w myśl RODO, powinny być niezwłocznie zutylizowane. Co więcej, dokumentacja medyczna musi być niszczona w taki sposób, aby nie było możliwe ponowne odczytanie jej treści, a także niszczona z zachowaniem procesów bezpieczeństwa wskazywanych przez normę DIN 66399. Ze względu na charakter tych dokumentów oraz często sporą objętość przechowywanych akt, w tym przypadku zaleca się korzystanie z usług firm profesjonalnie niszczących dokumentację, które przejmą na siebie ciężar dotyczący prawidłowej, bezpiecznej i zgodnej z prawem utylizacji (niejednokrotnie w grę może wchodzić cykliczna usługa niszczenia lub masowe niszczenie dokumentów).
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów