Ostatni gość właśnie wyszedł, a koszty jeszcze rosną
Wyjście ostatniego gościa bywa traktowane jako koniec pracy. W rozliczeniu z obiektem koniec następuje później: w momencie przekazania sali w stanie zgodnym z umową. Między tymi dwoma momentami mieści się demontaż, sprzątanie, wywóz sprzętu i odbiór, a każdy z tych etapów potrafi wygenerować koszt, którego nie było w kosztorysie.
Najczęściej płaci się za przekroczenie godziny zwolnienia obiektu, za sprzątanie zlecone awaryjnie oraz za uszkodzenia, których nikt nie potrafi przypisać konkretnemu wykonawcy.
Wszystkie trzy pozycje są do uniknięcia, jeśli demontaż zostanie zaplanowany tak samo poważnie jak montaż, czyli z przypisanymi osobami, kolejnością i godziną zakończenia.
Kolejność zejścia, czyli kto pakuje się pierwszy
Demontaż ma swoją logikę odwrotną do montażu, ale nie jest jego prostym odbiciem. Najpierw schodzą strefy, które nie są już używane i blokują drogi wyjścia. Potem sprzęt ciężki, który wymaga windy lub rampy. Na końcu elementy dekoracyjne i to, co obsługuje gości do ostatniej chwili.
Warto z góry ustalić, kto ma pierwszeństwo przy rampie i windzie towarowej. Bez takiej decyzji trzy ekipy ustawiają się w tym samym miejscu, a czas zwolnienia obiektu ucieka na czekaniu. Przy większych wydarzeniach sensowne bywa przypisanie każdej ekipie okna czasowego zamiast wspólnej godziny startu.
Lista kontrolna odbioru sali
- Przejście po strefach z osobą z obiektu i spisanie uwag od razu, a nie następnego dnia.
- Sprawdzenie posadzki i ścian w miejscach, gdzie stał sprzęt ciężki oraz gdzie prowadzono kable.
- Kontrola pomieszczeń pomocniczych: zaplecza, szatni, korytarza przy rozładunku, o których łatwo zapomnieć.
- Potwierdzenie wywozu odpadów zgodnie z zasadami obiektu, łącznie z opakowaniami po dostawach.
- Zdjęcia stanu końcowego jako materiał dowodowy przy ewentualnej reklamacji.
Zdjęcia robi się także przed rozpoczęciem montażu. Bez porównania obu serii dyskusja o rysie na parkiecie sprowadza się do słowa przeciwko słowu.
Ludzie, którzy zostają do końca
Demontaż wypada w najgorszym momencie doby dla zespołu: po kilkunastu godzinach pracy, często w nocy. To wtedy powstaje najwięcej uszkodzeń i to wtedy najłatwiej o pominięcie jakiegoś pomieszczenia. Odpowiedzią nie jest pośpiech, tylko wcześniejsze przypisanie zadań i zmiana obsady tam, gdzie to możliwe.
Warto też policzyć, ile osób realnie zostaje po zakończeniu. Część ekip kończy wcześniej i wyjeżdża, więc sprzątanie wspólnych przestrzeni spada na tych, którzy akurat są na miejscu. Jeśli nikt nie ustalił tego przed wydarzeniem, robotę przejmuje ostatni wykonawca, a rozliczenie tej pracy zostaje na potem.
Co zapisać w umowie, żeby nie rozstrzygać tego później
Umowa z obiektem powinna określać godzinę zwolnienia przestrzeni oraz stawkę za jej przekroczenie, zakres sprzątania po stronie obiektu i po stronie organizatora, a także zasady zgłaszania uszkodzeń wraz z terminem. Umowa z wykonawcami powinna mówić wprost, do kiedy ich sprzęt ma opuścić obiekt i kto pokrywa koszt magazynowania, jeśli tego nie zrobi.
Te zapisy mają jedną wspólną cechę: wszystkie są oczywiste przed wydarzeniem i wszystkie stają się sporne po nim. Dlatego dopięcie demontażu należy do tych elementów, które ustala się razem z rozpiską dnia, a nie po fakcie. Jeśli za całość odpowiada jedna osoba, to jasny podział ról w dniu eventu obejmuje również to, kto zamyka salę i z kim ją odbiera.
Ostatni element to krótkie podsumowanie po wydarzeniu, spisane w kilku zdaniach, kiedy jeszcze wszyscy pamiętają szczegóły. Przy kolejnej edycji ten dokument oszczędza więcej czasu niż jakikolwiek szablon.
