Dlaczego podwykonawcy eventowi robią coś innego, niż zamawiający miał w głowie
Najczęstsza przyczyna nieporozumień na wydarzeniach firmowych nie leży po stronie wykonania, tylko po stronie zlecenia. Wykonawca dostaje kilka zdań mailem, uzupełnia brakujące informacje własnym doświadczeniem i przyjeżdża z tym, co w jego branży uchodzi za standard. Zamawiający dostaje standard, a spodziewał się czegoś innego. Lekarstwem jest brief, czyli krótki dokument opisujący zlecenie w sposób, który nie zostawia miejsca na domysły. Nie musi być długi. Musi natomiast odpowiadać na pytania, które wykonawca i tak sobie zada, tyle że po cichu.
Sześć informacji, bez których brief nie działa
- Charakter wydarzenia i profil gości: konferencja branżowa, spotkanie świąteczne i integracja terenowa to trzy różne zlecenia, nawet przy tej samej liczbie osób.
- Liczba uczestników oraz przewidywany rozkład ich obecności w czasie: sto osób naraz to co innego niż sto osób w ciągu sześciu godzin.
- Miejsce z konkretami: adres, piętro, sposób dojazdu do rozładunku, dostępne zasilanie, ograniczenia obiektu.
- Ramy czasowe: godzina wjazdu, godzina gotowości, godzina startu, godzina zejścia z obiektu.
- Zakres odpowiedzialności: co zapewnia wykonawca, co zapewnia zamawiający, a co obiekt.
- Osoba decyzyjna na miejscu wraz z numerem telefonu, który będzie odbierany w trakcie wydarzenia.
Kolejność ma znaczenie, bo wykonawca czyta zlecenie od góry i pierwsze dwa punkty decydują o tym, czy w ogóle podejmie się zadania.
Różnica między celem a rozwiązaniem
Dobry brief opisuje cel, a nie tylko zamówioną rzecz. Zdanie o tym, że goście mają mieć dostęp do napojów bez schodzenia z piętra, daje wykonawcy szansę zaproponować układ, o którym zamawiający nie pomyślał. Zdanie o dwóch stołach w rogu sali odbiera tę szansę i przenosi całe ryzyko na zamawiającego.
Zasada jest prosta: cel formułuje zamawiający, rozwiązanie proponuje wykonawca, a obie strony potwierdzają je na piśmie przed wydarzeniem. Wtedy ewentualna zmiana koncepcji ma datę i autora, więc nie staje się tematem sporu w dniu montażu.
Załączniki, które oszczędzają godziny ustaleń
Do briefu warto dołączyć rzut sali z zaznaczonymi strefami, nawet odręczny, oraz zdjęcia miejsca zrobione telefonem. Wykonawca zobaczy na nich rzeczy, o które nigdy by nie zapytał: przewężenie przy wejściu, kolumnę w środku sali, próg przy drzwiach tarasowych, gniazda w niewygodnym miejscu.
- Rzut sali albo planu terenu z zaznaczonymi strefami.
- Zdjęcia miejsca z poziomu oczu oraz jedno ujęcie szerokie.
- Wyciąg z regulaminu obiektu w części dotyczącej wykonawców.
Przydaje się też lista rzeczy niedozwolonych przez obiekt. Zakaz otwartego ognia, ograniczenie hałasu po określonej godzinie albo wymóg zabezpieczenia posadzki zmieniają sposób pracy wykonawcy i lepiej, by dowiedział się o nich wcześniej niż na miejscu.
Budżet w briefie: widełki zamiast milczenia
Pomijanie kwoty w zleceniu wydaje się bezpieczne, bo teoretycznie pozwala uzyskać lepszą ofertę. W praktyce wydłuża rozmowy o kilka rund, w których wykonawca zgaduje skalę, a zamawiający ocenia propozycje nieporównywalne między sobą. Podanie widełek zawęża rozmowę do tego, co da się zrobić w tych ramach, i przenosi ją z ceny na zakres.
Przy okazji warto rozdzielić części obowiązkowe od opcjonalnych. Wykonawca wyceni wtedy wariant podstawowy i dodatki osobno, a zamawiający zobaczy, co realnie kosztuje każdy element, zamiast dostać jedną kwotę bez rozbicia.
Brief a przebieg dnia wydarzenia
Brief kończy swoją rolę w momencie, w którym zaczyna się montaż. Od tej chwili liczy się już tylko to, czy ktoś zestawił zlecenia wszystkich wykonawców w jedną oś czasu i czy pilnuje kolejności prac. Właśnie dlatego dobrze przygotowane zlecenia i sprawny przebieg eventu firmowego to dwa etapy tej samej pracy, a nie dwa osobne tematy.
Praktyczny nawyk na koniec: po wysłaniu briefu poproś wykonawcę o krótkie potwierdzenie własnymi słowami, co zrozumiał. Rozbieżność wyjdzie wtedy w mailu, a nie przy rozładunku.
